Cómo llevar la contabilidad en una empresa pequeña

La contabilidad implica registrar las actividades económicas de una empresa para obtener estados financieros que luego se usan para tomar decisiones o pagar impuestos. 

Puede que tengas una empresa pequeña o estés pensando en comprarla y no sepas muy bien qué pasos hay que seguir para llevar una buena contabilidad en tu empresa. ¡Sigue leyendo! En este artículo, te contamos cuáles son las herramientas necesarias y alguna alternativa. 

Análisis de las transacciones financieras

El proceso de contabilidad empieza con el análisis de las transacciones financieras y el ingreso de las que pertenecen a la entidad comercial en el sistema contable. De esta forma, los préstamos que hayan sido tomados por motivos personales no se incluyen dentro de los documentos comerciales.

El primer paso del proceso de contabilidad implica la preparación de los documentos fuente, que son documentos origen o documentos comerciales que sirven como base para registrar una transacción.

Contabilidad: Libro mayor

El libro mayor es una colección de cuentas en el que se muestran los cambios realizados en cada cuenta en función de las transacciones anteriores, junto con los saldos actuales de cada cuenta. 

En este libro se muestran:

1. Cuentas del balance, tanto activas como pasivas.
2. Las cuentas de gastos e ingresos utilizados en la empresa.
3. Los movimientos que hay en la empresa.

Las cuentas que se reflejan en este libro se dividen en dos columnas: a la izquierda, el “debe” y a la derecha el “haber”

Saldo de prueba inicial o no ajustado de la contabilidad

En este paso, se prepara un balance de prueba para probar si los débitos totales son iguales a los créditos totales. 

Las cuentas se extraen del libro mayor y se organizan en un informe, aquí los saldos de las columnas de débito y crédito deben ser iguales. De lo contrario, el balance de comprobación contiene errores que se tienen que localizar y solucionar con entradas de corrección. 

Es importante tener en cuenta que pueden existir algunos errores a pesar de que los débitos sean iguales a los créditos, como los errores causados ​​por doble publicación o por omisión de entradas. 

Contabilidad: Ajuste de entradas 

Al final del período contable, se deben preparar los asientos de ajuste para actualizar las cuentas que se resumen en los estados financieros. El objetivo de estos asientos es obtener el resultado de la contabilidad de manera correcta. 

Se pueden realizar asientos de ajuste para la acumulación de ingresos y gastos, depreciación, provisiones, aplazamientos y pagos anticipados. 

Balance de comprobación ajustado 

Una vez que se realizan los asientos de ajuste, se debe preparar un balance de prueba ajustado. Esto se hace para comprobar si los débitos coinciden con los créditos después de realizar los asientos de ajuste. 

Este es el paso final antes de la preparación de los estados financieros de la empresa. 

Los estados financieros que incluyen el estado de resultados, el estado de cambios en el patrimonio, el balance, el estado de flujo de efectivo y las notas son los productos finales del sistema contable. 

Entradas de cierre de la contabilidad

Para preparar el sistema para la próxima contabilidad, se cierran cuentas temporales que se miden periódicamente, incluyendo las cuentas de ingresos, gastos y retiros. 

Las cuentas de balance, también llamadas cuentas permanentes, permanecen abiertas para el próximo ciclo contable. 

El último paso del ciclo contable es preparar un balance de prueba posterior al cierre para probar la igualdad de la suma final de débito y crédito después de que se realizan las entradas de cierre. 

¿Es necesario tener un contador para hacer la contabilidad de una pequeña empresa?

Contratar a un contador si eres propietario de una pequeña empresa puede ahorrarte mucho tiempo y dinero. 

Los contadores pueden ayudar a los propietarios de pequeñas empresas con las siguientes tareas:

• Durante la formación de su negocio, un contador puede ayudar a escribir un plan de negocios.
• Asesorar en la estructura de la entidad de su negocio.
• Ayudar a obtener las licencias apropiadas, como licencias comerciales, permisos de impuestos sobre las ventas y cuentas de empleo.
• Configurar el software de contabilidad y plan de cuentas.
• Tratar el cumplimiento y los problemas complejos de impuestos sobre las ventas.
• Manejar los costos laborales complejos, incluidos los problemas de cumplimiento salarial y laboral que pueden hundir incluso a las empresas más rentables.
• Ayudar a cumplir con los requisitos para acreedores o agencias de licencias.
• Mantener los registros de inventario por fechas de compra, números de existencias, precios de compra, fechas de venta y precios de venta.

Los propietarios de pequeñas empresas que no pueden permitirse contratar a un profesional pueden, mientras tanto, tener en cuenta la automatización de sus prácticas contables para pequeñas empresas con una de las muchas aplicaciones de software de contabilidad basadas en la nube.

La mayoría de estas aplicaciones cubren los conceptos básicos de contabilidad desde facturación, pagos y nómina. El software puede ayudar a los propietarios de pequeñas empresas a mantener registros precisos y crear estados financieros básicos.