¿Cómo hacer la mudanza de una oficina?

Cambiarse de oficina, no es lo mismo que cambiarse de casa. Sin embargo, es una actividad que requiere de un buen número de personas y una organización bien planificada.

Cuando una empresa se muda a otro lugar, deja atrás algunos factores, pero aspira a sumar otros que redundarán en beneficio para todos.

Independientemente de que la empresa sea grande, mediana o pequeña, siempre se recomienda hacer la mudanza de manera organizada. Para ello, se deben tomar en cuenta algunas recomendaciones. A continuación, te contamos varios tips para la mudanza de una oficina.

Organiza tu presupuesto y evalúa opciones

Para calcular el presupuesto o coste que te generará la mudanza de tu oficina, debes calcular en qué tiempo la realizarás y cuánto permanecerá inactiva. Evalúa las opciones disponibles. Si es una empresa pequeña, quizás puedas hacer la mudanza por cuenta propia.

Si es mediana, analiza las ofertas que tienen las empresas de mudanzas, eligiendo la que más te convenga. No olvides considerar si cuentan con seguro, su calidad de embalaje y si tienen servicio de guardamuebles.

Programa la fecha de la mudanza

Es un elemento importante. Si la empresa es grande, la mudanza va a llevar tiempo, por eso es bueno que la programes realizándola preferiblemente en los meses donde haya poca actividad. 

Mudarse en la época de verano es una opción aceptable, considerando el período vacacional de los empleados.

Planea con tiempo la mudanza de tu empresa

Si quieres que la mudanza resulte un éxito, las personas involucradas deben tener instrucciones claras y precisas, referente a lo que se va a realizar en cuanto a toda la duración del proceso.

Si quieres hacer el cambio con pericia y disciplina, asigna a cada empleado su rol dentro de la mudanza. Esta decisión facilitará el trabajo, haciéndolo más expedito.

En el caso de las empresas grandes, es recomendable nombrar coordinadores en cada uno de los departamentos, facilitando el desplazamiento y la organización.

Transporta primero los equipos tecnológicos

Los equipos tecnológicos son vulnerables, transpórtalos primero, ya que requieren tiempo para su instalación y montaje. Esto permitirá que el equipo técnico profesional pueda ir probando para realizar sus instalaciones definitivas.

Realiza un inventario antes del cambio

El inventario es necesario antes de cambiar de oficina, este permite cuantificar el mobiliario, los materiales, los equipos, productos y afines, los cuales deben llegar a su nueva sede en perfectas condiciones, sin ningún tipo de extravío.

Si logras hacerlo por departamento, mediante una clasificación, te será más fácil desmontar y armar tu nueva oficina.

Cajas personalizadas

Se recomienda que cada trabajador prepare su caja con los objetos necesarios que le permitan empezar a trabajar en la nueva sede con prontitud. Esto permitirá a todo el equipo de empleados, realizar sus tareas más prioritarias mientras se termina de instalar toda la oficina completa.

Clasifica el material necesario

Si cambias de lugar, requerirás de algunos elementos básicos, tales como: cajas, cintas adhesivas, tijeras, bolsas, engrapadoras y todo lo que necesites para evitar que la mudanza se interrumpa por cualquier material que se requiera durante su proceso de traslado.

Disposición de automóviles

En caso de que la oficina sea pequeña y hayas tomado la decisión de hacer el traslado por cuenta propia, requerirás de uno o más vehículos que estén dispuestos a colaborar con la mudanza.

Si, por el contrario, la empresa es grande y decidiste contratar profesionales que realicen la mudanza, solo tendrás que coordinar todo el proceso para que tengas el éxito deseado.

Notifica a los clientes y proveedores

Con antelación, es recomendable que notifiques a clientes y proveedores tu nueva dirección, también lo puedes hacer vía web o cualquier otra vía que te lo permita.

Contrata profesionales

Ten presente que, si decides que la mudanza la hagan profesionales, evalúa todos los factores, el transporte con el cual cuentan y el profesionalismo con el que se desempeñan son aspectos claves a considerar.