Preparación ante inspecciones laborales: lo que tu PYME debe saber

Las inspecciones laborales pueden ser un momento estresante para cualquier pequeña y mediana empresa (PYME). Sin embargo, con una adecuada preparación y conocimiento de los procesos, puedes enfrentarlas con confianza y asegurar que tu negocio cumpla con todas las regulaciones laborales vigentes. Este artículo te guiará sobre cómo prepararte para una inspección laboral, desde la documentación necesaria hasta cómo actuar durante la inspección.

1. Entender el propósito de las inspecciones laborales

Antes de meterse en el procedimiento específico, es importante entender la razón por la cual se fiscalizan estos controles. El propósito fundamental es asegurarse de que compañías y empleados se acaten a la legislación en cuanto a trabajo y seguridad, a los contratos de trabajo, y a la remuneración y prestación social. Entender esto te asistirá a comprender la revisión como una ocasión para verificar que la compañía que tienes en funcionamiento opera dentro de la legalidad.

2. Conoce los derechos y obligaciones de tu empresa

Es importante que entérate de los derechos y deberes de tu compañía previo a un control. Esto comprende entender la manera en la que se inspeccionan los vehículos, lo que es posible y lo que no es posible hacer por un inspector, además de conocer tus derechos si existen discrepancias o problemas. Por ejemplo, tienes el derecho de pedir que te identificen al inspector y de recibir un diagnóstico detallado de todas las anomalías que hallaron durante su inspección.

3. Documentación necesaria

Una parte esencial de la preparación para una inspección laboral es asegurarse de que toda la documentación necesaria esté completa y accesible. Esto incluye, pero no se limita a:

Contratos de trabajo:

Un punto de gran importancia: todos los empleados deben tener contratos que definan claramente su empleo y cumplan con los requisitos legales más recientes. Los contratos deben reflejar la situación actual del puesto en términos de descripción, salario, jornada laboral, condiciones bajo las cuales se puede rescindir el contrato y cualquier otro beneficio asociado al mismo. Revisar estos documentos periódicamente no es sólo una necesidad sino una práctica; Esto se hace para garantizar que cualquier modificación en la ley o cambio en la vida de un empleado (como ascensos o nuevos roles en el trabajo) se capture con precisión.

Nóminas y registros de horas trabajadas: 

El mantenimiento de los detalles horarios de cada empleado es imprescindible, así como garantizar su información de pago. Esto incluye todos los pagos que se les hagan, que cubrirían salarios y bonificaciones, o cualquier otra forma de compensación. Los registros no sólo deben ser completos sino también estructurados de manera que puedan ser fácilmente consultados durante una inspección; estos también deben incluir contar con los sistemas de registro de tiempo más recientes que diferencien claramente entre horas regulares y horas extras. Esta transparencia muestra el cumplimiento de las normas laborales y evita desacuerdos sobre cuestiones de compensación. La inclusión de inexactitudes o discrepancias en estos informes no se puede tomar a la ligera porque podrían dar lugar a acciones legales o quejas de los trabajadores.

Documentación sobre salud y seguridad: 

Se deben realizar evaluaciones de riesgos periódicas, con regularidad. De hecho, incluirlos y mantener registros detallados de cualquier incidente o accidente laboral que ocurra es vital. Estos documentos deben describir no sólo lo que sucedió y a qué condujo, sino también lo que se hizo en respuesta. Esta estrategia preventiva ayuda a cortar los riesgos de raíz: antes de que se conviertan en problemas más graves, además de prometer la lealtad de su empresa a la seguridad, ganándose así el favor de los inspectores. Asegúrese de mantener estos registros actualizados y a su alcance, ya que forman la base para el escrutinio continuo de los protocolos de seguridad, con el objetivo de introducir mejoras de forma continua.

Registros de formaciones y capacitaciones realizadas:

Es crucial mantener documentación completa sobre todas las formaciones y capacitaciones realizadas, especialmente aquellas relacionadas con la salud y la seguridad en el trabajo. Estos registros deben incluir detalles como las fechas de las capacitaciones, los contenidos impartidos, y la lista de empleados que participaron. Esto no solo es una exigencia legal en muchos casos, sino que también evidencia el compromiso de tu empresa con la prevención de riesgos y la protección de sus trabajadores. Estos documentos son fundamentales durante las inspecciones laborales para demostrar que tu empresa cumple con las normativas de seguridad vigentes y que se toman seriamente la formación continua de los empleados en materia de seguridad.

4. Prepara a tus empleados

Informa a tus empleados sobre la próxima inspección. Asegúrate de que entiendan qué es una inspección laboral y por qué se realiza. Esto no solo los prepara para interactuar adecuadamente con los inspectores, sino que también refuerza la importancia de seguir las políticas y procedimientos internos.

5. Revisa las condiciones de trabajo

Antes de la inspección, realiza una revisión interna de las condiciones de trabajo. Verifica que todas las áreas de trabajo cumplan con las normas de seguridad y salud ocupacional. Asegúrate de que todos los equipos de protección estén disponibles y en buen estado, y que los empleados los utilicen correctamente.

6. Cómo actuar durante la inspección

Durante la inspección, es importante mantener una actitud cooperativa y profesional. Acompaña al inspector mientras realiza su recorrido, proporcionando información cuando se solicite. Sin embargo, evita proporcionar más información de la necesaria o entrar en detalles irrelevantes que podrían complicar la inspección.

7. Seguimiento post-inspección

Una vez completada la inspección, es crucial realizar un seguimiento de cualquier recomendación o requerimiento emitido por el inspector. Si se identifican áreas de mejora, elabora un plan de acción para abordar estos aspectos de manera oportuna. Esto no solo demuestra tu compromiso con el cumplimiento, sino que también mejora las condiciones de trabajo de tus empleados.

Las inspecciones laborales no deben ser vistas exclusivamente como un obstáculo, sino como una oportunidad para validar y mejorar las prácticas laborales de tu PYME. Con la preparación adecuada, puedes enfrentar estas inspecciones con confianza y asegurarte de que tu empresa no solo cumpla con las leyes vigentes, sino que también promueva un ambiente de trabajo seguro y saludable para todos tus empleados. Asegúrate de mantener toda la documentación actualizada, revisar regularmente las políticas y procedimientos internos y educar a tus empleados sobre sus derechos y responsabilidades. Con estos pasos, estarás bien preparado para cualquier inspección laboral que pueda surgir.