El outsourcing legal o la externalización de servicios jurídicos

Es posible que hayas oído hablar de la palabra outsourcing, tan famosa a día de hoy. Es un término que proviene del inglés y se refiere a la externalización de los servicios. Pero, ¿por qué se lleva a cabo?

Principalmente, el objetivo es reducir el volumen de trabajo interno, crecer y aumentar la productividad de la empresa. Como ves, tiene numerosas ventajas cuando se lleva a cabo adecuadamente. 

Servicios de outsourcing hay muchos, pero en este artículo vamos a poner el foco en el outsourcing legal, es decir, la externalización de los servicios jurídicos. ¿Quieres saber más? ¡Sigue leyendo para no perdértelo! A continuación, te lo contamos. 

¿Qué es el outsourcing?

Las empresas cada vez están más especializadas en su materia, gracias a las nuevas tecnologías. Si bien es cierto que esto supone infinitas ventajas para los negocios, surge algún que otro inconveniente. Por ejemplo, ¿quién realiza las tareas que nada tienen que ver con el sector al que pertenece la empresa?

Vamos a imaginarnos una empresa que vende papel: la mejor en su sector, con comerciales capaces de vender papel incluso a un árbol y unos ingresos que toda su competencia envidia. Pero, ¿quién se encarga de la limpieza? ¿Y de los recursos humanos? ¿O de las tareas administrativas?

De acuerdo, está la posibilidad de contratar a otro trabajador para que lleve a cabo estas tareas. ¿Pero quién le forma? Esta empresa y sus empleados saben de vender papel, pero no saben de recursos humanos ni de tareas administrativas, así que el empleado sería autodidacta, lo que puede tener repercusiones catastróficas para la empresa. 

Es por ello que surge este concepto: outsourcing o externalización. La empresa subcontrata a terceros, que pueden ser bien trabajadores individuales o bien una empresa que contrate a quienes vayan a realizar las tareas o actividades.

La externalización de los servicios da la posibilidad de ahorrar costes, tener acceso a mejores tecnologías y técnicas y, en consecuencia, aumentar la producción de la empresa. 

Es decir, se sustituyen las operaciones rutinarias (administración, recursos humanos, limpieza y un largo etcétera) para obtener una mayor rentabilidad, puesto que los trabajadores solo tendrán que centrarse en su trabajo. 

Las ventajas del outsourcing

Hemos comentado algunas ventajas de la externalización de los servicios, pero va más allá. Otras muchas son:

• Flexibilidad dentro de la organización
• Reducción de los costes fijos de la empresa
• Reducción de gastos en sueldos, inversión, manufactura, equipo o maquinaria
• Facilidad de adaptación al cambio del entorno
• Los procesos de la empresa se ven reforzados
• Creación de relaciones comerciales y corporativas
• Una mejor (o nueva) imagen corporativa
• Competencia al mismo nivel de las mejores tecnologías, mayor alcance
• Uso de nuevas tecnologías sin invertir periódicamente
• Optimización del tiempo
• Mejora en la calidad
• Favorece el desarrollo organizacional
• Disponibilidad de los servicios de forma inmediata

Tipos de outsourcing

Ya comentábamos que hay infinidad de servicios que se externalizan y, probablemente, cada vez vayan surgiendo más. Entre ellos, encontramos:

• Informática
• Atención al cliente
• Marketing
• Administración y contabilidad
• Recursos humanos
• Limpieza
• Servicios jurídicos

La externalización de los servicios jurídicos

En este artículo, ponemos el foco en la externalización de los servicios jurídicos, que también podemos denominar como outsourcing legal. Como pasa en el resto de servicios de externalización, es una herramienta que permite la especialización del trabajo. Hace que los trabajadores de una empresa lleven a cabo las tareas para las que están capacitados. 

En inglés, esta práctica recibe el nombre de Legal Process Outsourcing, que también se conoce por sus siglas, LPO. En España esta externalización no está tan extendida como en los países anglosajones, donde llevan poniéndose en práctica desde hace ocho años. 

Las funciones del abogado externalizador

Hay que tener en cuenta que cada cliente es un mundo, por lo que tendrá unas necesidades diferentes. Así que las funciones dependen de cada caso. De todas formas, suelen ser las siguientes:

• Redacción de contratos y de documentos
• Preparación y redacción de demandas, así como de recursos y documentos procesales
• Revisión de todos los documentos de los que dispone
• Gestión documental
• Gestión de la base de datos
• Investigación jurisprudencial
• Comunicación con las personas involucradas en los procesos, como pueden ser los clientes, procuradores y peritos
• Interpretar y traducir
• Preparar instructas (lo que los abogados consideran una “chuleta”, utilizada en los juicios) y otros auxilios procesales

Indicaciones para el abogado externalizador

Los abogados externalizadores deben tener en cuenta una serie de recomendaciones a la hora de ofrecer sus servicios otra empresa, según indica el Consejo de la Abogacía Europea (CCBE):

• Estos profesionales no pueden limitarse a trabajar, sino que han de tener una explicación del ámbito de aplicación de las normas. 
• La externalización de servicios jurídicos supone mayor riesgo, por lo que los abogados externalizadores necesitan una orientación adicional. 
• Los regímenes reguladores son distintos, así que los abogados deben conocer los límites legales de la actividad externalizada. 
• Los abogados externalizadores tienen que ofrecer confidencialidad y evitar el conflicto de intereses.
• Al ejercer de abogado externalizador, se necesita una serie de medidas específicas. Un ejemplo de esto es que, antes de contratar un abogado externalizador, este tiene que verificar el servidor jurídico externo y asegurarse de que los valores indispensables de la abogacía están protegidos. Lo óptimo es que el profesional disponga de un control de los informes legales. 
• Los abogados externalizadores tienen que ser leales hacia los clientes, y tienen que ser informados acerca de cómo conseguir el consentimiento del mismo. También tienen que informar de la totalidad de sus prácticas al cliente. En otras palabras, el servicio de outsourcing tiene que ser 100% transparente. 
• Aunque se trate de una externalización de los servicios, los abogados externalizadores siguen teniendo la misma responsabilidad. Eso sí, tienen que tener una orientación antes de llevar a cabo las tareas del servicio.  
• Como hemos comentado, la externalización de los servicios jurídicos conlleva más riesgo, así que los Colegios de Abogados tienen que aconsejar más a estos profesionales, controlando las actividades de externalización. 
• También, de nuevo por el riesgo que conllevan estos servicios, hay que revisar el seguro de responsabilidad profesional para los abogados externalizadores.