Consejos para una mudanza de oficina sin complicaciones

La transformación de un espacio de trabajo puede ser una acción complicada, sin embargo con el planning adecuado y la ejecución cuidadosa, es posible garantizar una transmutación sin contratiempos. Aquí te presentamos ciertas sugerencias específicas para garantizar una transición sin problemas a tu nuevo espacio de labor.

1. Planificación de la mudanza

a. Establece una fecha y crea un calendario

Uno de los primeros pasos importantes que se deben tomar al mudarse es fijar una fecha. Es mejor elegir un día que no afecte las transacciones comerciales esenciales y proporcione tiempo adecuado para planificar e implementar la mudanza. Con la fecha finalizada, haga un cronograma que incluya todos los elementos, como conseguir una empresa de mudanzas, instalar en las nuevas instalaciones, etc. Recuerde delegar roles específicos a miembros individuales del equipo con cronogramas definidos para no perderse nada ni fallar en ninguna responsabilidad.

b. Realiza un inventario

Es muy importante hacer una lista detallada de todos los artículos que se transportarán antes de realizar la mudanza. Simplemente haga un recorrido por su oficina y documente todas las herramientas, muebles, material de oficina y otros objetos que necesitará preparar y trasladar. Especificar equipos y mobiliario que puedan necesitar desmontaje y embalaje específico. Esta lista le servirá como referencia para su embalaje y garantizará que nada se pierda durante el traslado.

c. Obtén los permisos necesarios

Para evitar cualquier inconveniente, es importante que obtenga los permisos necesarios antes de su reubicación, especialmente si su empresa tiene su sede en una oficina compartida o en una zona de carga limitada. Antes de proceder con la mudanza, confirme con la administración del edificio o agencias locales sus reglas y limitaciones para cumplir en consecuencia. Además, considere adquirir permisos de estacionamiento para vehículos en movimiento y garantizar el acceso al edificio el día de la mudanza.

2. Selección y uso del material de embalaje

a. Adquiere cajas resistentes

Invierte en cajas de alta calidad en diferentes tamaños para empacar artículos de diferentes formas y tamaños. Opta por cajas resistentes y duraderas que puedan soportar el peso de los artículos y proteger su contenido durante el transporte. Asegúrate de adquirir una cantidad suficiente de cajas para empacar todos tus objetos de manera segura.

b. Protege los elementos frágiles

Los elementos frágiles, como equipos electrónicos, cristalería o decoraciones delicadas, requieren un embalaje especial para evitar daños durante la mudanza. Utiliza papel burbuja, espuma de embalaje o almohadillas de embalaje para envolver cuidadosamente los elementos frágiles y protegerlos contra golpes y caídas. Asegúrate de rellenar cualquier espacio vacío en las cajas para evitar que los artículos se muevan durante el transporte.

c. Etiqueta las cajas

Etiqueta cada caja con su contenido y la ubicación a la que pertenece en la nueva oficina. Utiliza etiquetas claras y legibles que indiquen el contenido general de la caja, así como la habitación o área específica en la que deben colocarse. Esto facilitará el proceso de desembalaje y ayudará a evitar confusiones una vez que llegues a tu nuevo lugar de trabajo.

3. Organización y etiquetado de pertenencias

a. Usa etiquetas claras

Utiliza etiquetas de colores o códigos numéricos para identificar cada caja y su contenido. Asigna un color o número específico a cada miembro del equipo para que puedan reconocer fácilmente las cajas que les corresponden. Esto simplificará el proceso de organización y distribución de las cajas en la nueva oficina.

b. Crea un inventario detallado

Además de etiquetar las cajas, considera crear un inventario detallado de todos los elementos que serán trasladados. Enumera cada artículo y su ubicación en la caja correspondiente. Mantén una copia de este inventario contigo durante la mudanza para referencia rápida y para asegurarte de que todos los elementos lleguen a su destino final.

4. Comunicación con clientes y proveedores

a. Notifica a los clientes con anticipación

Informa a tus clientes sobre la mudanza con suficiente anticipación para evitar interrupciones en tus operaciones comerciales. Proporciona información clara sobre la fecha de la mudanza, tu nueva dirección y cualquier cambio en tus horas de operación o procedimientos de contacto. Asegúrate de comunicar cómo podrán contactarte durante el traslado para evitar confusiones.

b. Actualiza la información de contacto

Asegúrate de actualizar la información de contacto en tu sitio web, directorio telefónico y cualquier otra plataforma de comunicación para reflejar tu nueva dirección y número de teléfono. Esto garantizará que tus clientes puedan encontrarte fácilmente después de la mudanza y que puedan comunicarse contigo sin problemas.

c. Informa a los proveedores

Informar a los proveedores sobre la antelación con el fin de achicar las demoras de la entrega y asegurar que los productos se entreguen en plazo. Indique los números importantes, como la fecha de reubicación de la institución y la nueva dirección, además de sugerencias específicas en el momento de hacer la distribución. Con el fin de evitar cualquier inconveniente que es posible que ocurra durante el procedimiento de mudanza, desarrolla y mantiene una buena relación con tus proveedores.

Siendo así, es evidente que una reubicación de oficinas exitosa se basa en un programa de acción planificado; el material de empaque adecuado, que garantiza la seguridad de los activos, la identidad de los componentes, que simplifica la labor de mudanza y la fácil ubicación en el nuevo espacio, además de una corriente de información entre la compañía y sus clientes, y entre esta y sus proveedores. Adoptar estas recomendaciones hará que su traslado a la nueva oficina sea libre de estrés.